EXECUTIVE SECRETARY

المهام التشغيليةOperational Responsibilities

1. التنسيق مع مدير القسم في انجاز العمل وما يتعلق بالعمليات والأمور المالية والعملاء تحقيق جودة الخدمات وذلك بتقديمها في الوقت المناسب
2. القيام بالاتصالات الداخلية والخارجية (بريد – رسائل رسمية - الخ ..) بمهنية عالية وفقا لتوجيهات المدير
3. الرد / تحويل المكالمات الهاتفية الواردة والإجابة على الاستفسارات وتسجيل المذكرات والعمل على ترتيب عقد الاجتماعات المجدولة للزوار عند الحاجة
4. جدولة وتنسيق المواعيد وإدارة الأجندة واليوميات بصفة دورية لإبلاغ المدير بالأنشطة المقبلة والإجراءات التي تحتاجها
5. جمع ومراجعة البريد، الفاكس الصادر والوارد وتوجيهه للموظفين المعنيين
6. تنظيم وحفظ الملفات في نظام الأرشفة التابع للقسم / الإدارة وذلك لتخزين واسترجاع المعلومات المطلوبة عند الحاجة
7. ترتيب وتنسيق الاجتماعات وكتابة محاضرها وإعداد أجندة العمل
8. الترحيب بالزوار واتخاذ الترتيبات اللازمة لاستقبالهم عند الحاجة وذلك لضمان تقديم أفضل ضيافة ممكنة
9. انشاء وحفظ ملفات بقواعد البيانات تخزين واسترجاع المعلومات بكفاءة
10. استلام المصروفات النقدية وإعداد الأوراق المطلوبة بشأنها للقسم / الادارة
11. تنسيق كل ما يتعلق بسفر وإقامة مدير الادارة / المدير وجميع الموظفين
12. إدارة لوازم واحتياجات القسم /الادارة
13. التفاعل مع المنظمات والافراد فيما يختص بشؤون القسم / الإدارة
14. تأدية أية واجبات موكله من المدير المباشر بشكل سليم وفي الوقت المحدد بموثوقية، وأمانه والحرص على إنجاز المهام الموكلة على أكمل وجه

السرية:

الحفاظ على سرية المعلومات تماشياً مع السياسات والإجراءاتذات العلاقة بأمن المعلومات المعمول بها في دائرة جمارك دبي من أي إفصاح أو سوء استغلال.

Confidentiality:

Maintaining the confidentiality of information in line with policies and procedures of information security in Dubai Customs from any disclosure or misuse of information.

الحد الأدنى من المؤهلات العلمية

شهادة البكالوريوس

الخبرة العملية

 بدون خبرة